Qué preguntar antes de automatizar
Preguntá qué pasa si alguien se olvida de un paso. Si se nota al instante, está bien hecho. Si se descubre semanas después, te mudaron el problema.
Hay una sola pregunta que separa una automatización que te saca trabajo de una que te lo esconde: «¿qué pasa si alguien se olvida de un paso?». Si la respuesta es «se nota al instante», está bien diseñada. Si es «se descubre después», te mudaron el problema de lugar y encima lo hicieron más difícil de ver.
De dónde saco esa pregunta
De haberme equivocado yo. Sumé tres páginas nuevas a este sitio y había DOS archivos que guardaban la lista de páginas escrita a mano: el que le dice a Google qué existe en el sitio, y mi propio programa de control. Sumar una página no era sumar una página: era sumar una página y acordarse de anotarla en dos lugares más.
Lo que creía
El archivo tenía un comentario que decía: sumar una página es agregar una línea acá.
Lo que resultó
Nadie agrega esa línea. Y el día que no la agrega, no se pone nada en rojo: el archivo sale perfectamente bien formado, con una página de menos.
Las tres páginas habrían quedado publicadas y funcionando, pero el sitio no se las declaraba a Google. No invisibles —están enlazadas desde el menú, y un buscador las encuentra tarde o temprano—, pero sin anunciar, o sea dependiendo de que alguien las descubra caminando. En una página nueva, esa diferencia son semanas.
Por qué un archivo incompleto es peor que uno roto
Un archivo roto grita: algo falla, alguien lo arregla. Un archivo incompleto se ve idéntico a uno completo. Ahí está todo el problema, y es el mismo en cualquier negocio.
Una lista que alguien tiene que acordarse de actualizar es una lista que en algún momento va a estar mal. No es un problema de disciplina: es un problema de diseño.
Cómo se ve esto en tu negocio
Es exactamente el mismo patrón que la planilla donde alguien anota a mano los pagos que entraron, la lista de precios que vive en un archivo y también en el sitio, o la reserva que se cierra por WhatsApp y después «hay que pasarla al sistema». El caso que más plata cuesta es la disponibilidad publicada en varios lugares a la vez: es de donde sale la habitación vendida dos veces, y por eso en sistemas para hoteles y hospedajes la primera pieza es un solo calendario.
- Ninguna de esas cosas falla con un error: fallan quedando desactualizadas, en silencio.
- El día que fallan, todo lo demás sigue viéndose normal.
- Y quien las mantiene bien casi nunca recibe el crédito, porque su trabajo es que no pase nada.
Las cuatro preguntas que conviene hacer
- ¿Qué pasa si alguien se olvida de un paso? Buscá la respuesta «se nota al instante».
- ¿Qué dato queda escrito en dos lugares? Ese es el que se va a desincronizar.
- ¿De qué se entera el sistema solo, y de qué tiene que enterarse una persona?
- Si esto se rompe un martes, ¿cómo me entero yo — y en cuánto tiempo?
Ninguna es técnica. Las cuatro se contestan en castellano, y quien no te las pueda contestar en castellano todavía no terminó de diseñar lo que te va a cobrar.
Y una que me hago yo
Mi programa de control ya tenía la lección escrita adentro, de una vez anterior. Estaba escrito, y volvió a pasar en otro archivo semanas después. Dejar la lección anotada donde ocurrió el problema no impide que se repita a diez metros de ahí — por eso las dos listas ahora se arman solas, y la única forma de que falte una página es que no exista.
Hay un caso parecido que no es este y conviene distinguir: cuando el proceso está bien hecho y aun así dejó de servirte, porque el negocio creció. Eso tiene su propia explicación en cuando el sistema deja de servirte.